TIP Projetos

Falando de gerenciamento de projetos para profissionais criativos: Modelo TIP [parte 5]

MODELO TIP

O modelo de gerenciamento de projetos apresentado tem como premissa utilizar o mesmo período de tempo com o gerenciamento e a elaboração do produto; portanto devem ser empregadas ferramentas simples para o planejamento e o monitoramento do projeto. As ferramentas usadas são testadas em outras áreas do mercado e adaptadas ao processo do arquiteto.

O modelo final foi formalizado após diversos testes parciais e, por fim, realizado um teste completo com projetos de arquitetura, quando foram necessários alguns ajustes, já incorporados à versão final do livro.

Estrutura do Modelo

O modelo está organizado em quatro módulos:

  • Iniciação
  • Planejamento
  • Desenvolvimento do Produto
  • Encerramento

Módulo 1: INICIAÇÃO

Conhecer o cliente e suas necessidades. Elaborar a proposta.

Considerar e avaliar os elementos certos desde os primeiros contatos com o cliente e a elaboração da proposta comercial permite ao arquiteto uma avaliação melhor do trabalho a ser realizado.

Módulo 2: PLANEJAMENTO

Elaborar o “projeto do projeto” e definir qual e como será o produto.

O planejamento do projeto deve ser feito de forma visual, considerando os seguintes elementos: escopo, tempo, custo, equipe, riscos e principais envolvidos. Para isso propõe-se uma ferramenta conhecida como CANVAS (tela).

Nesta etapa também é criada uma linha de base do projeto, que consiste em um cronograma macro com a indicação da quantidade de horas de trabalho da equipe programada para cada etapa.

O cronograma deve considerar os ciclos de trabalho (SPRINTS) que podem ser de uma ou duas semanas.

Módulo 3: DESENVOLVIMENTO DO PRODUTO

Planejamento por ciclos e monitoramento diário.

A base para esta etapa é o modelo de desenvolvimento de produto, conhecido como Scrum, criado e muito utilizado por profissionais de TI (Tecnologia da Informação), perfeitamente compatível com o dia a dia do arquiteto.

Para o acompanhamento diário, propõe-se o uso de uma ferramenta conhecida como KANBAN (painel de visualização), em que facilmente pode-se acompanhar o andamento das tarefas programadas para o ciclo.

Módulo 4: ENCERRAMENTO

Entrega e aceite final do projeto.

Considerando o conceito de melhoria contínua e do ciclo PDCA (plan-do-check-act) é fundamental no encerramento do projeto o registro de lições aprendidas e o aceite final do cliente.

Conclusão

O método aqui proposto foi testado, primeiro em partes, e por fim como um modelo completo. A aplicação do modelo na íntegra foi acompanhado pessoalmente por mim para identificar os pontos que precisavam de ajustes e implementá-los na Sprint seguinte e testar novamente. Assim, o material que constitui o Modelo TIP e, que você tem em mãos, sofreu vários ajustes desde a sua concepção.

No escritório escolhido, todos os projetos que estavam em andamento começaram a ser gerenciados usando o Modelo TIP, simultaneamente. Fizemos o gerenciamento de todos os projetos, isto é, o teste foi em um PMO com projetos de tamanhos e características diferentes. Ficaram claros os resultados alcançados com o Modelo.

A implantação de algo novo, em um primeiro momento, é abraçada com bravura por uns, enquanto outros resistem, mas é necessário ter persistência. Observei resistentes se tornando defensores do método e considerando que ele ajudava a gerir melhor o tempo. Também notei alguns levando o método para ser usado em outros ambientes, como sua casa, para ajudar os filhos a se organizarem e tocarem os próprios projetos. As reuniões diárias foram muito bem aceitas pela equipe e a visualização no Kanban permitiu a todos o entendimento do andamento dos projetos facilitando o deslocamento de pessoas entre as equipes. As pessoas perceberam que seu esforço era parte de um todo que agora eles sabiam exatamente qual era. A equipe passou a ser mais participativa e envolvida com a empresa e aprendeu a priorizar seus esforços.

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